Skab lokal udvikling ved at få sponsor til at finansiere jeres fælleskalender

Skab lokal udvikling ved at få sponsor til at finansiere jeres fælles kalender. Støtte fra det lokale erhvervsliv er ofte afgørende for at realisere visioner inden for samfundsudvikling.

Derfor har Peter fra Sponsor Academy udarbejdet nedenstående guide, så I kan være bedst mulig forberedt til at indgå en aftale med en sponsor.

1: Sæt den stærkeste formation til jeres sponsorjagt

Når der skal sættes fuld gang i foreningens sponsorarbejde, er det vigtigt, at I sikrer, at I har den optimale sponsor-organisation. For kan der optimeres, så er det simpelthen nu det skal gøres.

Ligesom i de fleste andre sammenhænge er et team nøglen til succes. Det gælder i høj grad også, når det kommer til foreningens sponsorarbejde. En organisation baseret på, at én person varetager alt sponsorarbejdet kan være meget sårbar, da personens personlige forhold, prioriteter og fokus kan ændre sig markant, fra da personen påtog sig ansvaret. Det kan i værste fald efterlade jeres forening uden en eneste soldat på kamppladsen.

Særligt i krisetider gælder det om at løfte i flok, så derfor er anbefalingen, at flere personer bliver involveret i foreningens sponsorarbejde. Ligeledes at man gør det som én samlet forening, uanset om der er flere afdelinger, hold, årgange med videre. En forening skal ikke kæmpe mod sig selv, men i stedet bruge det som en fordel, at man kan tilbyde virksomheder en bredere palet af muligheder. Hvis det er nødvendigt, kan man på forhånd aftale en fair fordelingsnøgle af sponsorkronerne, men hovedformålet er, at hele foreningen kommer godt igennem krisen, og det lykkes ikke, hvis der er hul i den ene ende af båden.

2: Skab overblik

Når I først har lavet den stærkeste formation, så skal der skabes et overblik. Start med at finde ud af, hvilke sponsoraftaler der er, hvornår de udløber, hvad indebærer aftalerne og om begge parter har levet op til det aftalte? Hvem er kontaktpersonen hos sponsorerne, og hvilke virksomheder er der dialog med eller har der været dialog med?

Få samlet alle oplysningerne i et overskueligt ark, som kan opdeles i henholdsvis de nuværende sponsorer og de virksomheder, man er i dialog med.

Overtager man sponsorarbejdet fra en anden, så er det vigtigt, at der bliver afholdt et overdragelsesmøde, hvor de førnævnte punkter bliver gennemgået.

Opret en mailadresse udelukkende til sponsorarbejdet f.eks. [email protected], hvor alt mailkorrespondance foregår. Har der tidligere været mailkorrespondance, sendes de mails til mailadressen. Det er en god ide, at én har ansvaret for at tjekke mailen dagligt, eller at man indstiller mailen til, at den automatisk sender mails videre til personens personlig mailadresse.

Sørg for at samle og opbevare alt i et sikkert system, og at alle, som er involverede i sponsorarbejdet, både har adgang til systemet og mailen. Udover et godt overblik, så sikrer det også, at ingen værdifuld viden går tabt, hvis der kommer udskiftninger i truppen.

3: Saml relationerne og få sponsor til at finansiere fælleskalender og skab lokal udvikling

Man skal ikke underkende værdien af personlige relationer, når det gælder sponsorater – især når det er krisetid. Det kan være dét, der gør, at man kommer i dialog med den rette i virksomheden og måske opnår et sponsorat.

Derfor skal I sørge for at indsamle alle medlemmernes brugbare relationer til beslutningstagere i erhvervslivet. Der kan bl.a. være tale om medlemmernes arbejdspladser, deres families arbejdspladser, virksomhedsejere de har gode relationer til, foreningens samarbejdspartnere og mange andre.

Medlemmerne kan lave og sende en oversigt over deres relationer, hvor de skriver virksomhedens navn samt navn, titel og kontaktoplysninger på relationen, og hvordan de er relateret. Derudover må de gerne skrive, om de gerne vil tage sponsordialogen med relationen, eller om de “blot” gerne vil være lead. Alle medlemmernes relationsoplysninger samles i et ark, så man kan se hele foreningens relationsnetværk. Derefter sættes en ansvarlig på den enkelte relation/virksomhed ift. hvem der tager dialogen. Jeg vil anbefale, at man bruger en relation til at åbne døren, men at det er foreningens sponsoransvarlige, som overtager og får sponsoratet i land. Sørg for, at der ikke er flere fra foreningen, som besøger den samme virksomhed. Det er irriterende for virksomhederne og efterlader et indtryk af, at jeres forening er uorganiseret.

4: Bliv kampklar

Uanset hvad man beskæftiger sig med, så kan en ordentlig forberedelse være altafgørende for, om man lykkes eller ej. Især når det gælder sponsorater i en krisetid, hvor man, som en uopfordret opsøgende part, skal kunne forklare en, måske økonomisk presset, virksomhed, hvordan et sponsorat i jeres forening skaber værdi for deres virksomhed. Samtidigt med at det er en konkurrence mod ekstraordinært mange “sponsorjægere”, som også kæmper om sponsorkronerne – det er simpelthen alle mod alle, når det er sponsorater.

Det kræver, at man er forberedt og kampklar, så derfor skal jeres forening sørge for at give jeres hold af sponsoransvarlige de bedste arbejdsbetingelser, så de formår at opnå succes og ikke konstant løber panden mod en mur. Det skal ikke være en sur og demotiverende tjans at gøre en frivillig indsats i foreningens sponsorarbejde. Hvis man både vil opnå resultater og undgå udbrændte sponsoransvarlige, så bliver man nødt til at klæde dem rigtigt på.

Vær opmærksom på, at hvor en træner kan komme på trænerkursus, må de sponsoransvarlige ofte klare sig selv og prøve sig frem.

5: Tænk jobsøgning

Når man arbejder med sponsorsøgning gælder de samme parametre, som ved uopfordret jobsøgning; Man skal tydeliggøre den værdi, man kan skabe for lige præcis dén virksomhed. Derfor kræver det, at man har sat sig ind i den konkrete virksomhed, og hvad foreningen kan tilbyde virksomheden. Det har altid været vigtigt i effektiv sponsorsøgning, men i de her krisetider er det blevet endnu vigtigere. Det betyder, at “one-size-fits-all” sponsoransøgningen, hvor man laver én ansøgning, printer den ud i 100 eksemplar og tæppebomber hovedgaden, definitivt er død. Altså hvis man ønsker sponsorer.

Tid, eller mangel på samme, er ofte en faktor, så det gælder om at gøre foreningens sponsorsøgning effektiv og identificere de mest potentielle sponsorer. Derfor skal I finde ud af, hvem virksomhedens målgrupper er, og om din forening evt. har kontakt til deres målgruppe. Undersøg virksomhedens hjemmeside og kig efter om deres værdier eller deres mission står der samt om de sponsorer andre/andet. Tjek ligeledes hvad de kommunikerer om på Facebook, Instagram og LinkedIn. Derudover så søg virksomhedens navn på Google. Når du har opnået den kendskab til virksomheden, så er det meget lettere at lave en sponsoransøgning/jobansøgning, som matcher og skaber værdi for virksomheden.

Sponsormodul i Wiiandi fælles kalender spiller sammen med MinForening

Wiiandi fælles kalender er integreret med MinForening, hvormed man kan promovere sponsor til egne medlemmer og i en nærmere defineret geografisk område, se guide til MinForenings sponsormodul. Eller se her under Fritid og Erhverv.